보고서,기획서,제안서를 쓸 때 지켜야 하는 원칙

* 직장인의 일과는 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다
한국생산성본부가 직장인 473명을 상대로 한 설문조사를 토대로 ‘스마트 엔터프라이즈와 조직 창의성 보고서’를 발간했다. 여기서 직장인이 전체 업무시간 중 문서작성에 투입하는 시간이 29.7%로 가장 큰 비중을 차지하는 것으로 나타났다. 정보검색·수집(22.3%), 검토·의사결정(19.7%), 회의(16.2%), 보고(12.1%) 순으로 업무시간을 할애하는 것으로 나타났다. 문서를 작성하고 정보를 검색하거나 수집하는 데 업무시간의 절반 이상(52.0%)을 소비하는 셈이다.
하루 일과가 보고서 작성으로 시작해서 보고서 작성으로 끝난다고 해도 비즈니스 문서 작성을 소홀하게 생각하면 안 된다. 보고서에서 핵심을 명확하게 표현해서 상사가 더 발전적인 방향의 보고서를 요구한다면 제대로 커뮤니케이션 하고 있는 것이다.

* 읽기 어려운 문서가 사람을 죽인다
미국에서 시작된 쉬운 언어 쓰기 운동은 행정, 경영, 법률 등 전문 분야에서 사용하는 용어를 쉬운 말로 표기하자는 의도로 시작되었다. 영국과 미국에서는 1970년대부터 쉬운 영어(plain english) 쓰기 운동을 시작했다. 이 운동은 쉬운 언어(plain language) 쓰기 운동으로 여러 나라에 확산되었다.
쉬운 언어 쓰기 운동의 목적은 정부·기관과 대중 사이에 명확하게 소통하기 위함이다. 쉬운 영어 쓰기 운동은 소비자를 보호하기 위한 목적으로 시행되었다. 영국에서 영세민이 난방비 신청서식을 제대로 이해하지 못해서 얼어 죽은 사건을 계기로 시작되었다. 우리나라도 외국어 남용을 막고 우리말 사용을 촉진하기 위해 2005년에 국어기본법을 제정했다. 문화체육관광부를 비롯하여 법무부, 금융감독원 등의 정부부처와 기관에서는 쉬운 우리말을 쓰기 위해 노력을 기울이고 있다.

* 이해하기 쉬운 문장으로 써라
문서작성 전문가들이 공통적으로 강조하는 것은 ‘이해하기 쉬운 문서’다. 이해하기 쉬운 문서를 만들려면 글을 짧게 써야 한다. 문장력을 과시하기 위한 글이 아니므로 단문을 사용해야 한다. 단문은 주어와 서술어 하나만으로 이루어진 문장이다. ‘매출이 상승했다’ ‘납기가 지연됐다’는 단문이다. ‘휴가 시즌 매출이 하락했다’ ‘원자재 수급 문제로 납기가 지연됐다’도 단문이다. 단문은 문장의 구조가 간단해서 논란의 여지가 없다. 단문을 사용한 비즈니스 문서는 간결하고 명쾌하다.
인용한 자료와 수집한 정보의 출처가 분명해야 한다. 문장이 아무리 간결하고 명쾌해도 첨부된 자료의 출처가 분명하지 않거나 확실하지 않은 정보 또는 너무 오래된 자료라면 좋은 문서라고 볼 수 없다. 글로 풀어서 설명하기 어려울 때는 시각화된 자료를 이용해서 명확하게 전달해야 한다. 내용의 구성도 흐름이 있어야 하고 앞·뒤 내용이 논리적이고 체계적이어야 한다.

* 형식도 내용만큼 중요하다
기획서나 제안서, 계획서는 내용만큼 형식도 중요하다. 열과 행을 잘 맞추고 상위 내용과 하위 내용을 구분만 잘 해도 내용을 파악하기가 수월하다. 아이디어나 제안 내용이 아무리 좋아도 주제와 단락 구분이 제대로 안 된 문서는 읽고 싶은 마음이 생기지 않는다.
비즈니스 문서의 형식과 문체도 읽는 사람에 따라서 중요하게 생각할 수도 있다. 직장 생활을 20~30년 정도 한 관리자들은 형식을 파괴한 문서를 인정하지 않는다. 모두 그런 건 아니지만 권위주의적인 성향을 가진 관리자에게 문서를 제출할 때는 전통적인 형식을 따르고 유행어나 함축적인 단어를 피하는 것이 좋다. 개방적이든 보수적이든 성향에 관계없이 맞춤법과 문장부호를 정확하게 써야 한다. 맞춤법을 꼼꼼하게 확인
하는 상사가 읽는 보고서는 각별히 유의해야 한다. 상사의 나이에 관계없이 거듭 교정을 봐서 맞춤법, 비문, 문장부호 등 틀린 부분이 없도록 해야 한다.

* 문서에는 인격이 담겨 있다
문체도 신경 써야 한다. 상사에게 제출하는 문서, 동료에게 전달하는 문서, 부하직원에게 업무를 지시하는 문서의 문체는 각각 다르다. 함께 일하는 동료에게 전달하는 문서, 이메일의 문체는 격식을 덜 갖춰도 상관없다. 하지만 상사에게 제출하는 문서는 형식을 갖추고 존중하는 문체로 써야 한다. 부하직원에게도 마찬가지로 격식을 갖춰야 한다. 정도의 차이는 있지만 부하직원에게 이메일로 업무지시를 할 때도 아랫사람으로서 존중받고 있다는 느낌을 갖도록 하는 게 중요하다.
받은 메일함을 열어서 상사에게 받은 업무지시 메일을 살펴보자. 존중받고 있다는 느낌이 드는가? 보낸 메일함에서 부하 직원에게 보낸 메일도 살펴보자. 인사말도 없이 업무에 관한 지시사항 몇 줄로 끝내지는 않았는가? 이런 메일을 보면 부하직원이 일을 하고 싶은 의욕이 생길까? 문서와 메시지에도 인격이 담겨있다. 비즈니스 문서, 이메일 모두 커뮤니케이션 수단이라는 점을 인식하고 작성해야 한다.

* 보고서의 핵심은 ‘앞으로 어떻게 하겠다는 것’이다
무엇보다 중요한 것은 앞으로 어떻게 할 것인지 보고서에 명시해야 한다. 보고서는 지금까지 이렇게 진행되었다는 내용으로 보고서를 끝내면 안 된다. 앞으로는 어떻게 하겠다는 내용을 구체적으로 기술해야 한다. 작성자에게 더 깊이 있는 자료를 요구하거나 새로운 가능성을 발견한 부분이나 문제를 효율적으로 해결하는 방법 등을 추가로 물어본다면 보고서는 제 역할을 톡톡히 했다고 볼 수 있다.